Posted by Digitale vaardigheden worden steeds belangrijker in onze samenleving. De dienstverlening van gemeenten vindt meer online plaats, medewerkers gaan mobieler werken en ook ontwikkelingen als big data en smart city doen bij gemeenten hun intrede.
Om met deze ontwikkelingen mee te kunnen gaan worden de zogenaamde digitale vaardigheden van gemeenteambtenaren belangrijker. Immers, deze moeten voldoende zijn om hun werk goed uit te voeren. Maar, wat betekent ‘digivaardig’ precies? Waar heb je het dan over, hoe meet je het en hoe verbeter je die digivaardigheden? Het A+O fonds Gemeenten heeft in 2018 een beknopte verkenning uitgevoerd onder gemeenten om na te gaan hoe gemeenten de digivaardigheid van hun ambtenaren stimuleren. Een aantal gemeenten blijkt hier al actief mee aan de slag te zijn gegaan. Veel andere gemeenten gaven aan dat ze wel graag willen starten en het belang van het onderwerp inzien, maar dat ze er nog niet mee zijn gestart.
Wat verstaan gemeenten onder ‘digivaardig’?
Op de vraag wat gemeenten verstaan onder digitale vaardigheden komt een breed scala aan antwoorden naar voren. De volgende vier soorten vaardigheden worden vaak genoemd:
1 Operationele vaardigheden | ICT skills
- Software skills, bijvoorbeeld omgaan met het Office pakket;
- Hardware skills, de printer/scanner kunnen gebruiken.
2 Informatievaardigheden | (Social) Mediawijs
- Informatie op internet kunnen vinden en beoordelen op betrouwbaarheid;
- Verantwoordelijk omgaan met (social) media.
3 Strategische vaardigheden | Digiwaardig | Digitaal samenwerken
- Strategisch toepassen van ICT skills;
- Mindset gericht op ontwikkeling van digitale mogelijkheden;
- Werken in de cloud;
- Efficiënt digitaal samenwerken.
4 Digitale veiligheid
- Verantwoordelijk omgaan met persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens;
- Kennis van veilig internet gebruik
Hoe bepaal je of een ambtenaar digivaardig is?
Of een ambtenaar voldoende digivaardig is, wordt sterk beïnvloed door de gemeente waar hij/zij werkt, de functie die iemand heeft en de aanleiding en doelen om de digivaardigheden te willen verbeteren. Verder zijn digitale vaardigheden dynamisch. ‘Digivaardigheid’ is geen punt dat je bereikt in je leven en daarna klaar bent, het is een vaardigheid die je moet onderhouden en verbeteren, gerelateerd aan de context waarin je werkt en leeft. ‘Digivaardig zijn’ is dan ook meer een houding of mindset, waarbij een persoon zich actief verdiept in het ontwikkelen van de kennis en vaardigheden in het omgaan met nieuwe digitale ontwikkelingen.
Veel gemeenten hebben de behoefte om een goed beeld te krijgen van de digivaardigheden van hun ambtenaren als zij deze willen gaan versterken. Als startpunt van het project, om te bepalen welke interventies nodig zijn en ook om later te kunnen evalueren of je na de interventies het bereikte doel hebt gerealiseerd.
Bij het bepalen van de startsituatie denk je al snel aan een meting: een enquête of test onder de ambtenaren om te bepalen hoe zij ‘scoren’. Met zo’n nulmeting ‘meet’ je de digitale vaardigheden van een medewerker en zo krijg je ook een beeld van de digivaardigheden binnen de organisatie.
Maar voordat er een meting wordt ingezet is het goed om na te denken over een tweetal vragen: 1 Is de meting bedoeld om de individuele medewerker inzicht te geven in de eigen vaardigheden? En deze op basis van de meting door te verwijzen naar passende manieren om de vaardigheden te verbeteren? 2 Is de meting bedoeld om een beeld te hebben op organisatie- of afdelingsniveau?
Gemeenten die een nulmeting hebben gebruikt, zijn verdeeld over de effectiviteit daarvan. Het meten van de digivaardigheden brengt kansen, maar ook risico’s met zich mee.
Een nulmeting kan negatieve reacties oproepen bij medewerkers als zij deze zien als een test die bepaalt of ze nog goed genoeg zijn voor hun werk. Medewerkers die onzeker zijn over hun digivaardigheid zullen de meting als onveilig ervaren. Medewerkers die zichzelf zeer vaardig voelen, vinden zo’n meting bij voorbaat onnodig. Het is dus belangrijk dat de gemeente het doel van de test goed uitlegt en deze zo veilig mogelijk maakt voor de medewerkers. Bijvoorbeeld deze inricht op een manier waarin de medewerker zelf inzicht krijgt in de digivaardigheid en vervolgens een zo goed mogelijk advies krijgt voor een vervolgstap. En de medewerker zelf bepaalt of hij/zij de uitslag bespreekt met de leidinggevende of HR-adviseur.
Natuurlijk biedt een meting ook belangrijke kansen:
• Door de digivaardigheden van een medewerker te meten, wordt in kaart gebracht waar iemands sterke en zwakke punten liggen. Hierdoor kan de gemeente de juiste training aanbieden en hoeft de medewerker niet onnodig aan de slag met een training die hij/zij niet nodig heeft. Dit werkt motiverend voor de medewerker
en bespaart daarnaast tijd.
• Een effectmeting geeft inzicht in de vooruitgang na een interventie. Door bij de start en na afloop van een trainingsprogramma een test in te vullen, wordt er goed in beeld gebracht hoeveel voortgang is geboekt. Dit werkt motiverend voor de medewerker en is interessant voor de gemeente om te meten hoe effectief de trainingen zijn.
Als een gemeente besluit om een nulmeting uit te voeren dan is er de keuze om deze zelf te ontwikkelen of een extern bedrijf in te schakelen. Veel gemeenten kiezen er voor om dit te laten doen door een externe partij, waarbij dat bureau ook aansluitende trainingen aanbiedt.
Praktische tips van gemeenten voor de nulmeting Digivaardigheid
- Begin bij de managers/afdelingshoofden/teamleiders en zorg dat zij achter het project (met meting en leertraject) staan. Als er geen draagvlak is onder het leidinggevend personeel is het risico groot dat er ook geen draagvlak is in de rest van de organisatie.
- Zorg er voor dat medewerkers weten waarom ze getest worden en dat er geen negatieve consequenties aan verbonden zijn. Zet hier bij voorkeur de teamleiders of afdelingshoofden voor in, zij zullen deze boodschap beter over kunnen dragen.
- Geef medewerkers de mogelijkheid om de nulmeting over te slaan en direct bij het laagste niveau in het leertraject te beginnen.
- Maak gebruik van een adaptieve test. Dit is een techniek waarbij de moeilijkheidsgraad van de test zich aanpast aan de deelnemer. Een persoon die veel vragen goed heeft, krijgt steeds moeilijkere vragen en andersom. Zo blijft de test voor iedereen uitdagend en kun je beter de digitale vaardigheden van een persoon inschatten.
- Bied medewerkers standaard een persoonlijk gesprek aan na afloop van de nulmeting. Voor de medewerkers die verrast zijn door de uitslag is dit een vangnet en kan de begeleider de uitslag relativeren en er een positieve draai aan geven. Tijdens het gesprek wordt gekeken naar de individuele groeimogelijkheden en trainingen die passen bij de persoon.
Hoe verbeter je digitale vaardigheden?
Voor wat betreft de inhoud: Er is een groot aanbod aan kant en klare trainingen beschikbaar. De meeste trainingen die worden aangeboden richten zich op de operationele vaardigheden, oftewel de basis ICTvaardigheden. De gemeenten geven zelf aan dat dit op termijn niet voldoende is.
Een ander aspect bij het verbeteren van de digivaardigheden is de vraag of de gemeente dat verplicht maakt of vrijwillig. Het beeld is dat steeds meer gemeenten het hebben van voldoende digivaardigheid als een noodzakelijke 21ste eeuwse vaardigheid zien en daarom van hun medewerkers vereisen dat zij voldoende digivaardig zijn.
De wijze waarop digivaardigheden worden verbeterd, verschilt per gemeente. Globaal zien we de volgende methoden:
- Klassikale trainingen
- Digitale leeromgeving
- Persoonlijke begeleiding
- Blended learning
Klassikale trainingen
Klassikale training in digitale vaardigheden is geschikt voor mensen die nog niet zo veel operationele vaardigheden hebben. Daarnaast zijn er ook personen die simpelweg liever in een lokaal zitten met anderen omdat ze het onaantrekkelijk vinden om zelfstandig te leren. Voor deze groepen is klassikale training de beste oplossing. In een klassikale les is ook veel persoonlijke aandacht mogelijk.
Er is een trend waarin klassikale trainingen in verkorte vorm worden aangeboden, bijvoorbeeld in de vorm van een lunchsessie van een (half) uur. De deelnemer leert in deze zogenaamde micro-training uitgebreid over één specifiek onderwerp.
Digitale leeromgeving
Online leren heeft een groot aantal voordelen, maar is niet voor iedereen geschikt. De voordelen zijn dat medewerkers de lessen op elk moment en elke plek kunnen volgen. Ze kunnen zelf selecteren welke training zij interessant vinden. Daarnaast biedt een online training de mogelijkheid om je eigen leertempo aan te houden.
Veel gemeenten bieden via hun eigen leerportaal online trainingen aan in omgang met Office programma’s. Sommigen bieden ook online trainingen aan die zich richten op andere digitale vaardigheden, zoals digitale veiligheid of informatievaardigheden.
Nadelen van online leren zijn dat het zekere operationele vaardigheden vereist en dat een medewerker zelfstandig moet kunnen leren. Dit vraagt verantwoordelijkheid en motivatie van een medewerker die niet bij iedereen aanwezig is. De taak voor de gemeente is om deze leerweg zo prettig mogelijk te maken en de motivatie van medewerkers te stimuleren. Overigens geven veel gemeenten aan dat de online leeromgeving niet vanzelf een doorslaand succes is. Medewerkers beginnen wel met het volgen van trainingen, maar maken ze niet af. Dat vraagt dus bijvoorbeeld om vriendelijke reminders van het systeem.
Persoonlijke training bij een aantal gemeenten loopt een succesvol project waarbij aan kleine groepen computerles wordt gegeven door Digihelden. In deze lessen is vooral aandacht voor vaardigheden die van direct belang zijn voor het werk. Bij andere gemeenten is de inzet van personal trainers of digicoaches een aanpak. Deze coaches maken een één-op-één afspraak met een medewerker en in een half uur of uur leert de coach een aantal handige tips en vaardigheden aan de medewerker. Deze aanpak is ook zeer geschikt voor managers die over het algemeen
Persoonlijke begeleiding
In de gemeente Utrecht loopt een succesvol project waarbij aan kleine groepen computerles wordt gegeven door Digihelden. In deze lessen is vooral aandacht voor vaardigheden die van direct belang zijn voor het werk. Bij andere gemeenten is de inzet van personal trainers of digicoaches een aanpak. Deze coaches maken een één-op-één afspraak met een medewerker en in een half uur of uur leert de coach een aantal handige tips en vaardigheden aan de medewerker. Deze aanpak is ook zeer geschikt voor managers die over het algemeen erg weinig tijd hebben. Zij zijn ook niet altijd heel digivaardig, waardoor het effectief kan zijn de managers eerst digivaardiger te maken, waarna ze ook hun medewerkers gaan enthousiasmeren om er mee aan de slag te gaan.
Blended learning
Blended learning is een combinatie van klassikaal en online leren. Iedereen heeft zijn eigen manier van leren en zal daarom dus een andere voorkeur hebben. Door gebruik te maken van blended learning kan iedere medewerker zijn eigen trainingsopzet krijgen. De medewerker wordt uitgenodigd voor de digitale leeromgeving, waar hij eerst een aantal vragen te beantwoorden krijgt. Deze vragen bepalen de leerroute. De trainingen worden afgewisseld: soms een digitaal stukje training, gevolgd door een klassikale training, waarna de digitale leerroute weer voortgezet wordt.
Digihelden
De Digihelden hebben een standaard pakket ontwikkeld vanuit de vraag ‘Hoe maak je de organisatie digivaardiger?’. De insteek was om een laagdrempelig programma te ontwikkelen om ook de medewerkers te helpen die nog helemaal niet digivaardig zijn. In dit programma wordt over de duur van een maand gewerkt met een afdeling of team.
De kracht van de Digihelden is dat ze zichzelf makkelijk aanspreekbaar en behulpzaam opstellen, zodat medewerkers meer vragen durven te stellen. Het kan lastig zijn voor medewerkers om aan hun teamleider toe te geven dat ze iets niet begrijpen en de Digihelden zorgen ervoor dat er een open gesprek ontstaat, zodat ze persoonlijke hulp kunnen bieden. De Digihelden leveren daarmee training op maat.
De eerste sessie wordt plenair gehouden en hierin wordt het programma toegelicht. Vervolgens bieden de Digihelden kleine groepslessen, maar ook privésessies waarin ze medewerkers gericht kunnen helpen. Bij de buitendienst wordt zelfs aangeboden om aan privézaken te werken, zoals het aanvragen van een DigiD. Dit zorgt binnen deze groep voor de nodige extra motivatie. De Digihelden werken sterk vanuit de vraag. Binnen de afdeling en per individu wordt gekeken wat er nodig is, en daar wordt vervolgens op ingespeeld. De sessie moet leuk, interactief en interessant blijven, zodat het de deelnemers aanspreekt. Zonder deze elementen wordt het onderwerp digivaardig door de meesten als erg saai ervaren. Na afloop van de trainingsmaand blijven de Digihelden een aanspreekpunt voor de medewerkers.